Podpisanie aktu notarialnego to kluczowy moment każdej transakcji związanej z nieruchomością. To wtedy prawo własności przechodzi na nowego właściciela, a strony finalizują ustalone warunki. Notariusz pełni rolę gwaranta bezpieczeństwa, ale jednocześnie nie ma możliwości przymknięcia oka na braki w dokumentacji czy błędy formalne. Nawet drobna pomyłka może spowodować przesunięcie terminu podpisania aktu, dodatkowe koszty, a w skrajnych przypadkach – unieważnienie transakcji.

Najczęstsze błędy u notariusza przy kupnie i sprzedaży nieruchomości

Poniżej przedstawiamy najczęstsze błędy i wpadki, jakie mogą wydarzyć się podczas wizyty u notariusza, oraz praktyczne wskazówki, jak ich uniknąć.

Nieaktualne lub błędne dane w dowodzie osobistym blokują transakcję

Najczęstszym powodem komplikacji są nieprawidłowe lub nieaktualne dokumenty tożsamości.

1. Nieaktualne dane osobowe
   Klasycznym przykładem jest brak wymiany dowodu osobistego po zmianie nazwiska w wyniku ślubu lub rozwodu. Jeśli w księdze wieczystej widnieje poprzednie nazwisko, a w dowodzie inne, notariusz nie będzie mógł sporządzić aktu. Podobny problem dotyczy sytuacji, gdy w dokumentach są literówki lub różnice w pisowni imienia czy nazwiska.
2. Nieważny dokument tożsamości
   Dowód osobisty lub paszport musi być ważny w dniu podpisania aktu. Zdarza się, że strony orientują się o jego wygaśnięciu dopiero u notariusza, co skutkuje odwołaniem wizyty.
3. Brak dokumentu współwłaściciela
   Jeśli nieruchomość ma kilku właścicieli, każdy z nich musi stawić się u notariusza z ważnym dokumentem. Brak jednego współwłaściciela blokuje transakcję.

Problemy z pełnomocnictwem: pełnomocnictwo nieważne lub sporządzone w złej formie

Pełnomocnictwo to wygodne rozwiązanie, gdy właściciel nie może osobiście pojawić się u notariusza. Jednak w praktyce często pojawiają się błędy.

1. Zła forma pełnomocnictwa
   Zwykłe pisemne upoważnienie nie wystarczy. Pełnomocnictwo do sprzedaży lub zakupu nieruchomości musi być sporządzone w formie aktu notarialnego. Jeśli dokument ma inną formę, notariusz go nie uzna.
2. Wygaśnięcie pełnomocnictwa
   Czasem pełnomocnictwa udzielane są na określony czas. Jeśli dokument straci ważność przed wizytą u notariusza, konieczne będzie wystawienie nowego.
3. Dokumenty zagraniczne
   Jeżeli pełnomocnictwo zostało wystawione poza Polską, konieczna jest jego legalizacja w postaci klauzuli apostille lub poświadczenia konsularnego. Często niezbędne jest także tłumaczenie przysięgłe. Brak tych elementów uniemożliwia dokonanie czynności w Polsce.

Brak wymaganych dokumentów nieruchomości wstrzymuje podpisanie aktu notarialnego

Oprócz dokumentów tożsamości niezbędna jest również kompletna dokumentacja dotycząca sprzedawanej nieruchomości. Tutaj także zdarzają się poważne wpadki.

1. Brak aktualnego odpisu z księgi wieczystej
   Choć notariusz ma dostęp do elektronicznych ksiąg wieczystych, często wymaga przedstawienia aktualnego odpisu. Brak tego dokumentu może opóźnić podpisanie aktu.
2. Niewykreślona hipoteka
   Zdarza się, że kredyt hipoteczny został już spłacony, ale w księdze wieczystej nadal widnieje wpis o obciążeniu. Notariusz nie może tego zignorować – potrzebne jest zaświadczenie z banku i wniosek o wykreślenie hipoteki.
3. Brak zaświadczeń z urzędów i instytucji
   Sprzedający często zapomina o zaświadczeniach potwierdzających brak zaległości:
   • wobec wspólnoty lub spółdzielni mieszkaniowej,
   • wobec urzędu gminy z tytułu podatku od nieruchomości.
     Bez tych dokumentów kupujący może odmówić podpisania aktu, obawiając się przejęcia długów.

Brak tłumacza i niejasności w treści aktu notarialnego

Notariusz w Polsce ma obowiązek sporządzić akt notarialny w języku polskim i odczytać go stronom. Brzmi to prosto, ale w praktyce pojawiają się komplikacje.

1. Brak tłumacza przysięgłego
   Jeżeli któraś ze stron nie zna języka polskiego w stopniu pozwalającym na pełne zrozumienie aktu, obecność tłumacza przysięgłego jest obowiązkowa. Brak tłumacza oznacza, że notariusz nie może przeprowadzić czynności. To częsta wpadka przy sprzedaży nieruchomości cudzoziemcom.
2. Niezrozumienie treści aktu
   Nawet osoby mówiące po polsku często nie wczytują się dokładnie w treść aktu notarialnego. Niezrozumienie zapisów dotyczących np. odpowiedzialności za długi czy terminu wydania nieruchomości może prowadzić do nieporozumień już po podpisaniu.
3. Zmiany w ostatniej chwili
   Czasem sprzedający lub kupujący zgłasza istotne zmiany (np. wysokość ceny, sposób płatności) dopiero u notariusza. To znacznie wydłuża procedurę i wiąże się z dodatkowymi kosztami, bo notariusz musi przygotować nową wersję aktu.

Nieporozumienia dotyczące kosztów aktu notarialnego i opłat dodatkowych

Wielu klientów skupia się na samej wartości nieruchomości, zapominając o dodatkowych kosztach, które trzeba ponieść przy podpisywaniu aktu notarialnego.

1. Zaskoczenie wysokością taksy notarialnej
   Choć maksymalne stawki taksy notarialnej są określone w przepisach, często okazuje się, że koszty są wyższe, niż strony przewidywały. Dochodzą bowiem opłaty za wypisy, wpisy do księgi wieczystej i podatek od czynności cywilnoprawnych (PCC).
2. Brak ustaleń, kto ponosi koszty
   W praktyce zwykle przyjęte jest, że koszty aktu notarialnego ponosi kupujący. Jednak jeśli strony nie uzgodnią tego wcześniej, przy notariuszu może dojść do sporu, kto ma zapłacić i ile.
3. Dodatkowe opłaty za kopie i załączniki
   Każda dodatkowa strona aktu czy załącznika to kilka złotych więcej. Jeśli umowa jest rozbudowana, suma może być znacząca, a brak świadomości tych kosztów to częsta przykra niespodzianka.

Problemy rodzinne i spadkowe jako przeszkoda w sprzedaży nieruchomości

Życie prywatne sprzedających i kupujących również wpływa na przebieg wizyty u notariusza.

1. Brak zgody współmałżonka
   Jeśli nieruchomość jest objęta wspólnością majątkową, sprzedaż wymaga zgody współmałżonka, nawet jeśli nie figuruje on w księdze wieczystej. Brak zgody unieważnia transakcję.
2. Nierozstrzygnięte sprawy spadkowe
   Często właścicielami nieruchomości są spadkobiercy, którzy nie przeprowadzili formalnego działu spadku. W takim przypadku sprzedaż jest niemożliwa, dopóki kwestie dziedziczenia nie zostaną prawnie uregulowane.
3. Brak porozumienia między współwłaścicielami
   Jeśli nieruchomość ma kilku właścicieli, wszyscy muszą zgodzić się na sprzedaż. Brak zgody choćby jednej osoby blokuje transakcję.

Jak odpowiednio przygotować się do wizyty u notariusza przy sprzedaży nieruchomości?

Na szczęście większości problemów można uniknąć, jeśli odpowiednio wcześnie zadbamy o formalności.

1. Skompletowanie dokumentów przed umówieniem wizyty
   Zanim notariusz przygotuje akt, warto skonsultować z nim listę wymaganych dokumentów. Dzięki temu unikniemy odwoływania spotkania z powodu braków.
2. Konsultacja z pośrednikiem nieruchomości
   Doświadczony agent wie, jakie dokumenty są potrzebne i gdzie je zdobyć. Potrafi też wychwycić rozbieżności między dokumentami a stanem faktycznym. Pro Home Connect pomaga klientom w analizie księgi wieczystej, sprawdzeniu obciążeń oraz uzyskaniu zaświadczeń z urzędów.
3. Wczesny kontakt z notariuszem
   Warto przesłać dokumenty do kancelarii przed wizytą. Notariusz sprawdzi je i poinformuje, czy czegoś brakuje. To pozwala uniknąć przykrych niespodzianek w dniu podpisania aktu.